สำหรับการขอรับรองเอกสารจากกระทรวงต่างประเทศญี่ปุ่นหรือไกมุโชนั้น จะมีอยู่ 3 วิธีด้วยกันค่ะ ได้แก่
วิธีที่ 1 ผู้ร้องสามารถขอรับรองเอกสารด้วยตนเองที่กระทรวงการต่างประเทศญี่ปุ่น โดยมีสำนักงาน 2 แห่ง คือ กระทรวงการต่างประเทศ กรุงโตเกียว และกระทรวงการต่างประเทศ สำนักงานโอซากา โดยสามารถรับเอกสารที่ได้รับการรับรองแล้วในวันทำการวันถัดไป
เอกสารที่ใช้ในการยื่นคำร้อง
1. เอกสารที่ต้องการรับรอง (มีอายุไม่เกิน 3 เดือน)
2. แบบฟอร์มยื่นคำร้อง (สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ https://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000023095.pdf หรือขอรับได้ที่ศูนย์บริการ)
3. เอกสารแสดงตนของผู้ยื่นคำร้อง เช่น ใบขับขี่ ไซริวการ์ด หนังสือเดินทาง เป็นต้น 4. หนังสือมอบอำนาจ (ในกรณีมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการยื่นเอกสารแทน)
วิธีที่ 2 ยื่นคำร้องด้วยตนเองที่ศูนย์บริการ และรับเอกสารที่ได้รับการรับรองแล้วคืนทางไปรษณีย์ (ใช้เวลาประมาณ 2-3 วันหลังจากยื่นคำร้อง) เอกสารในการยื่นคำร้อง
1. ต้นฉบับเอกสารที่ต้องการรับรอง (มีอายุไม่เกิน 3 เดือน)
2. แบบฟอร์มยื่นคำร้อง (สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ https://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000023095.pdf หรือขอรับได้ที่ศูนย์บริการ)
3. เอกสารแสดงตนของผู้ยื่นคำร้อง เช่น ใบขับขี่ ไซริวการ์ด หนังสือเดินทาง เป็นต้น
4. ซองเปล่าติดแสตมป์ พร้อมเขียนชื่อที่อยู่ของตัวเองให้ชัดเจนครบถ้วน
5. หนังสือมอบอำนาจ (ในกรณีมอบอำนาจให้ผู้อื่นไปดำเนินการยื่นเอกสารแทน)
หมายเหตุ
* ศูนย์บริการรับรองเอกสารที่โตเกียวและโอซากาไม่มีบริการจำหน่ายซองและแสตมป์ กรุณาเตรียมมาให้พร้อมก่อนที่จะยื่นคำร้อง
วิธีที่ 3 ยื่นคำร้องและขอรับเอกสารที่ได้รับการรับรองแล้วทางไปรษณีย์
ขั้นตอนและเอกสารที่ใช้ในการยื่นคำร้องวิธีที่ 3
1. เตรียมเอกสารที่ต้องการรับรอง (มีอายุไม่เกิน 3 เดือน)
2. กรอกแบบฟอร์มยื่นคำร้อง (สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ https://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000023095.pdf
3. แนบซองเปล่าติดแสตมป์ พร้อมเขียนชื่อที่อยู่ของตัวเองให้ชัดเจนครบถ้วน
4. หนังสือมอบอำนาจ (ในกรณีที่ต้องการมอบอำนาจให้ผู้อื่นดำเนินการยื่นและรับเอกสารแทน)
5. นำเอกสารทั้งหมดใส่ซองแล้วส่งไปรษณีย์ไปที่ศูนย์บริการรับรองเอกสาร กระทรวงการต่างประเทศ กรุงโตเกียว หรือกระทรวงการต่างประเทศ สำนักงานโอซากา
แต่ในช่วงนี้ เนื่องจากมีสถานการณ์โควิด-19 ซึ่งส่งผลต่อการเข้าไปติดต่อหน่วยงานสถานที่ราชการ การขอรับรองเอกสารจากกระทรวงการต่างประเทศจึงต้องใช้วิธีที่ 3 ในการขอรับรองเอกสารเป็นหลักค่ะ^^
หมายเหตุ
* ควรเผื่อเวลาประมาณ 10-14 วัน นับตั้งแต่วันที่ส่งคำร้องจนถึงวันที่ได้รับเอกสารทางไปรษณีย์
* ไม่รับคำร้องผ่านไปรษณีย์ระหว่างประเทศ
* ที่อยู่ในการจัดส่งเอกสาร ต้องเป็นที่อยู่ภายในประเทศญี่ปุ่น และกระทรวงต่างประเทศญี่ปุ่นจะไม่ส่ง เอกสารที่ได้รับการรับรองแล้วไปยังสถานเอกอัครราชทูต หรือสถานกงสุลใหญ่ประจำประเทศญี่ปุ่น หรือต่างประเทศโดยตรง
* กระทรวงการต่างประเทศจะส่งเอกสารที่ได้รับการรับรองแล้วไปยังที่อยู่ของผู้ยื่นคำร้องเท่านั้น โดยจะไม่สามารถส่งเอกสารไปยังที่อยู่ของผู้อื่นนอกเหนือจากที่อยู่ของผู้ยื่นคำร้องได้
* ในกรณีที่ยื่นคำร้องผ่านไปรษณีย์ ท่านไม่สามารถมาขอรับเอกสารรับรองได้ที่ศูนย์บริการ
* กรุณาระบุเบอร์โทรศัพท์ที่สามารถจะติดต่อได้ในช่วงเวลาทำการ เพื่อความสะดวกในการติดต่อของ เจ้าหน้าที่ในกรณีมีข้อซักถามเกี่ยวกับเอกสาร
ข้อควรระวัง
1. การมอบอำนาจ
1.1 กรณีดังต่อไปนี้ไม่จำเป็นต้องใช้หนังสือมอบอำนาจ
(1) บิดามารดา หรือผู้ปกครอง ยื่นคำร้องแทนบุคคลที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ
(2) บริษัทท่องเที่ยว ทนาย ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย ที่มายื่นคำร้องตามคำขอของลูกค้า
(3) การรับรองเอกสารในนามของบริษัทหรือหน่วยงาน
2. การยื่นคำร้อง/ขอรับเอกสารคืนทางไปรษณีย์
กรุณาเตรียมซองที่มีขนาดเหมาะสมกับเอกสารรับรอง พร้อมกับเขียนชื่อและที่อยู่ให้เรียบร้อย ถ้าเลือกส่งเอกสารแบบ letter pack (ชนิด Light/Plus) จดหมายลงทะเบียน จะสามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารได้ ส่วนวิธีส่งแบบติดแสตมป์ ราคาของแสตมป์จะแตกต่างไปตามซองและน้ำหนักของเอกสาร สามารถอ้างอิงค่าใช้จ่ายได้ที่เว็บไซต์ของไปรษณีย์ญี่ปุ่น
โดยการขอรับรองเอกสารสามารถขอรับรองเอกสารได้ 2 ที่ค่ะ ได้แก่
1. กระทรวงต่างประเทศ กรุงโตเกียว
ศูนย์บริการด้านกงสุล แผนกรับรองเอกสาร
ที่อยู่ Certification Section, Center for Consular Services, Consular Affairs Bureau Ministry of Foreign Affairs
South Building 1 F
Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919 โทรศัพท์ 03-3580-3311 ต่อ 2308 วันและเวลาทำการ: วันจันทร์ - ศุกร์ (ยกเว้นวันหยุดราชการ) เวลา 9.00-12.30 น. และ 13.30-17.00 น.
2. กระทรวงต่างประเทศ สำนักงานโอซากา
แผนกรับรองเอกสาร ที่อยู่ Certification Section, Osaka Liaison Office, Ministry of Foreign Affairs 4th floor, Osaka National Government Building No.4, 4-1-76 Otemae Chuo-ku, Osaka city, 540-0008 โทรศัพท์ 06-6941-4700 ต่อ 1 วันและเวลาทำการ วันจันทร์ - ศุกร์ (ยกเว้นวันหยุดราชการ) เวลา 9.00-12.30 น. และ 13.30-17.00 น.
ลูกค้าท่านใดสนใจปรึกษาเรื่องเอกสารสามารถติดต่อเข้ามาสอบถามกับเราได้ที่
02-187-4009 (ออฟฟิศ)
061-386-7798(คุณอาร์)
087-687-8719(คุณโอตานิ)
